Услуги в области цифровизации комплаенс

Компания KP-Legal оказывает услуги по цифровизации комплаенс и автоматизации бизнес-процессов. Услуги включают в себя три основных направления: консультирование, планирование, правовая экспертиза в области комплаенс, а также непосредственное внедрение цифровых решений, как на базе собственных продуктов KP-Legal, так и с использованием продуктов наших партнеров.

Тенденции развития бизнеса диктуют необходимость осуществлять непрерывный и оперативный контроль комплаенс рисков. Комплаенс на бумаге, особенно в период пандемии, постепенно утрачивает свою эффективность, а потребности компаний в автоматизации комплаенс приобретают массовый характер.

С помощью услуг в области цифровизации комплаенс мы помогаем клиентам достигнуть следующих целей:

• Сократить расходы и трудозатраты путем замещения «бумажного комплаенса»
• Упорядочить и структурировать комплаенс систему
• Повысить качество работы и согласованность взаимодействия различных отделов компании
• Упростить взаимодействие с контролирующими органами
• Повысить охват контролируемых рисков
• Интегрировать в работу более эффективные инструменты контроля рисков
• Обеспечить непрерывный и оперативный контроль комплаенс рисков
• Автоматизировать и оцифровать комплаенс систему, снизив затраты и повысив операционную эффективность
• Обеспечить удобное взаимодействие с внешними экспертами в цифровом пространстве

Ключевой специфической особенностью услуг по цифровизации комплаенс систем является оценка зрелости имеющейся структуры клиента. Автоматизировать комплаенс необходимо с четким пониманием целей и задач.

Компания KP-Legal оказывает комплексные услуги по цифровизации комплаенс, как с нуля, так и для компаний, которые имеют потребности в частичной (поэтапной) автоматизации различных блоков.

Услуги по автоматизации комплаенс систем

В зависимости от целей клиента и матрицы рисков организации, специалисты компании KP-Legal оказывают услуги по автоматизации как отдельных компонентов (модулей), так и комплексных платформенных решений.

Особое внимание при автоматизации комплаенс систем уделяется её системности, то есть созданию единого цифрового комплаенс пространства, сочетающего в себе согласованные инструменты. Такой подход обеспечивает адекватность и качество получаемых результатов, информации и показателей мониторинга.

Наиболее востребованными услугами по автоматизации комплаенс систем являются:

• Разработка архитектуры цифровой комплаенс среды организации
• Системная интеграция цифровых инструментов
• Анализ существующей инфраструктуры, выявление зон риска и неэффективности
• Автоматизация средств управления анализом рисков (построение матрицы рисков компании)
• Цифровизация доступа к локальным актам компании, включая контроль адресного ознакомления ответственных лиц
• Организация дистанционного обучения и информирования по вопросам комплаенс
• Автоматизация тестирования и опросов
• Внедрение инструментов контроля конфликта интересов
• Цифровизация модуля мотивации и постановки комплаенс KPI
• Автоматизация процедур проведения внутренних расследований
• Цифровизация средств обратной связи «горячая линия» и whistleblowing
• Внедрение инструментов системы мониторинга рисков
• Внедрение функциональных модулей внутреннего и внешнего аудита комплаенс системы

Для того, чтобы реализовать проекты по автоматизации комплаенс систем, специалисты KP-Legal готовы оказать детальную консультационную поддержку клиента. Не стоит забывать, что важную роль играет соотношение целей компании и бюджета. В большинстве случаев, оптимизация цифровых инструментов способствует существенному снижению затрат на содержание комплаенс службы, а также нивелированию дополнительных рисков, связанных с несогласованностью действий ответственных лиц.

Цифровизация для оптимизации расходов по управлению комплаенс рисками

Помимо системности и непрерывности управления комплаенс рисками, инструменты цифровизации позволяют снизить оперативные расходы организации. На первый взгляд, автоматизация требует существенных затрат, однако многие компании забывают осуществить предварительный расчет текущих вложений в комплаенс и объем контролируемых рисков по завершению проекта. Так, например, в компаниях с численностью от 100 человек, необходимость осуществлять ознакомление, информирование, обучение, тестирование и управление конфликтом интересов с надлежащей фиксацией фактов и истории таких действий, может существенно влиять на бюджет. Тратится рабочее время не только ответственных за комплаенс сотрудников, но и непосредственно работников. Бизнес-процессы могут осуществляться медленнее. Необходимость проведения контрольных процедур и внутренних расследований инцидентов также требует отвлечения от рабочего процесса, иногда достаточно длительного вплоть до нескольких недель. Все это влияет, как на текущий бюджет комплаенс функции, так и на непосредственно на основную деятельность компании.

Цифровизация позволяет не только оптимизировать оперативные расходы, но и существенно расширить диапазон контролируемых рисков. Такое совершенствование, как правило, не только окупает себя, но и создает дополнительные возможности для получения прибыли компанией.

Автоматизация инструментов комплаенс системы – подводные камни

Существует ряд примеров, когда автоматизация инструментов комплаенс системы наносит больше вреда компании, чем её отсутствие. Как правило, такие примеры связаны с тем, что компании воспринимают цифровизацию, как самоцель. Это означает, что внедряются цифровые инструменты без понимания целей и задач, которые они решают. С одной стороны, это создает для руководителей иллюзию защищенности от рисков. На деле же оказывается, что инструменты не согласованы с общей моделью управления рисками и существует сами в себе. Таким образом, в отсутствие качественных мер и информации, создают слепые зоны, которые, в отсутствие должного контроля, способствуют корпоративному мошенничеству. Кроме того, сама по себе комплаенс система подвержена риску несостоятельности, результаты работы оказываются трудно применимыми.

Другой распространенной проблемой является переоцененный масштаб проектов по цифровизации, когда компании решают внедрить абсолютно все и сразу. Такие глобальные решения могут повлечь несогласованность средств автоматизации, и вся система, как домино, может развалиться.

Мы рекомендуем внедрять средства автоматизации инструментов комплаенс системы поэтапно в соответствии с четким планом, тестируя каждый новый модуль на его работоспособность. Важным аспектом такого внедрения является более благоприятная внутренняя среда компании. Поэтапное внедрение способствует более лояльному восприятию проекта внутри компании – повышается уровень адаптации сотрудников к новым реалиям.

Цифровизация комплаенс для взаимодействия с внешними экспертами

Так или иначе, на определенном этапе развития комплаенс системы организации, может понадобится привлечения внешних экспертов для оценки эффективности комплаенс процедур. Грамотно настроенные инструменты автоматизации позволяют осуществлять взаимодействие с такими экспертами посредством удаленного защищенного доступа с сохранением конфиденциальности данных. Например, когда компания проводит какой-либо аудит или осуществляет иное взаимодействие с внешними специалистами, это сопровождается передачей внутренней документацией компании, являющейся коммерческой тайной. Цифровые инструменты позволяют не только сократить передачу такой информации, но и фиксировать факты обращения к данным компании со стороны третьих лиц, что существенно повышает защищенность компании.

Компания KP-Legal готова оказать услуги по направлению цифровизации комплаенс, осуществив детальную проработку проекта по автоматизации.