Разработка внутренних локальных актов компании для системы комплаенс

Непрерывное осуществление предпринимательской деятельности и извлечение прибыли, в современных реалиях, ставится под угрозу в отсутствие корректно функционирующей системы комплаенс. Помимо корпоративного мошенничества и коррупции существует большое количество иных действий, которые могут быть квалифицированы как нарушение закона. Наказание за такие нарушения могут применяться как непосредственно к компании, таки и к ее руководителям.

Ответственность за нарушения законодательства варьируется от штрафа до уголовного преследования.

Чтобы защитить компанию и руководителей от негативных последствий необходимо предпринять ряд действий, первым из которых является проведение комплексного анализа рисков и формирование матрицы рисков.

Когда матрица рисков сформирована, для обеспечения эффективного функционирования комплаенс системы компании и управления рисками, необходима разработка внутренних локальных актов компании для системы комплаенс.

Такие документы определяют основные процедуры контроля по каждому из направлений комплаенс-работы, закрепляют полномочия ответственных лиц и возлагают на работников ответственность за невыполнение или некорректное выполнение комплаенс-процедур.

Специалисты компании KP-Legal оказывают клиентам услуги по разработке внутренних локальных актов компании для системы комплаенс.

Самыми востребованными среди наших клиентов услугами по разработке документов являются:

• Матрица рисков – документ, сформированный в результате комплексного анализа деятельности компании
• Антикоррупционная политика - базовый документ компании, отражающий принципы и конкретные мероприятия по противодействию коррупции 
• Программа комплаенс – план мероприятий, отражающий конкретные мероприятия по повышению уровня контроля, а также сроки их выполнения
• Кодекс этики – документ, закрепляющий основные стандарты поведения, исключающие возникновение ситуаций с повышенным рисков
• Политика о подарках – процедура, регламентирующая порядок обмена ценностями с клиентами и контрагентами, преследующая цель исключить возможность квалификации таких действий как подкуп и взятка
• Регламент финансовых операций – документ, предназначенный для проведения мероприятий финансового контроля с целью нивелировать риски совершения или получения преступных и «серых» платежей
• Политика кадровой работы – документ, тесно связанный с Кодексом этики, и обеспечивающий контроль и снижение рисков при управлении персоналом
• Политика о «горячей линии» - представляет собой, по сути, документ о внедрении и функционировании в компании средств обратной связи с целью получения более полной и адекватной информации о внутренней деятельности компании и взаимоотношениях с контрагентами.
• Политика об урегулировании конфликта интересов – также является базовым локальных актом компании в системе комплаенс, т.к. преследует цель не допустить использование служебного положения работниками и/или агентами компании в личных целях

Это далеко не полный перечень нормативных актов компании, которые могут понадобиться для эффективного управления комплаенс рисками, однако в полной мере покрывают базовые потребности систем комплаенс.

Как разработать локальные акты по комплаенс и повысить прибыль?

Как отмечают наши клиенты, точные и грамотные локальные акты компании для комплаенс, разработанные с учетом специфики компании, действительно способны не только снизить риски привлечения организации и ее руководителей к ответственности, но и увеличить прибыль, за счет повышения лояльности работников и контрагентов, улучшения репутации на рынке и оптимизации бизнес-процессов.

Наша практика показывает, если адекватно оценить риски, подобрать правильные инструменты контроля и разработать понятные и справедливые локальные акты, не содержащие чрезмерные меры контроля, то действительно компания начинает работать лучше и как единый механизм.

Такой эффект достигается за счет оптимизации бизнес-процессов и облегчения рабочего процесса.

Не секрет, что, если работник понимает, как действовать в той или иной ситуации, имея перед глазами четкий план, его работоспособность улучшается.

В тоже время, наличие жесткой, но прозрачной и справедливой системы контроля, способствует формированию в компании атмосферы определенности и защищенности, повышая лояльность. Кроме того, понимание процедур также влечет четкое осознание неотвратимости наказания за любое неправомерное действие.

Как разработать правильные локальные нормативные акты по комплаенс?

Разработка внутренних локальных актов компании для системы комплаенс является хотя и стандартной процедурой, но в каждой компании происходит по-своему.

За долгие годы сопровождения клиентов по направлению комплаенс и имея богатый опыт отраслевой практики, мы разработали быстрый и удобный алгоритм взаимодействия с клиентами.

Первым и самым важным условием разработки внутренних локальных актов компании для системы комплаенс является непосредственное общение с клиентом.

Наиболее полная и достоверная информация о бизнес-процессах и штатном обеспечении компании позволяет скорректировать и внедрить оптимальные инструменты контроля, которые, в свою очередь, найдут отражение в политиках.

Для этого мы создаем совместно с клиентом рабочую группу и проводим аудит бизнес-процессов компании и выявляем все слабые или недостаточно регламентированные места, которые и являются рисками.

Вторым условием является разработка информационных и обучающих материалов. Как говорят наши клиенты – невозможно внедрить локальные нормативные акты по комплаенс правильно, если работники их не понимают и не знают, как их использовать.

Компания KP-Legal помимо готовых документов, предоставляет клиентам удобные гайды и информационные памятки, которые в дружелюбном формате раскрывают работникам компании все существенные условия.

Третьим условием является реалистичность процедур. Мы рекомендуем клиентам включать в политики компании только те инструменты, которые точно будут работать и исполняться. Гораздо эффективнее и дешевле осуществлять внедрения систем комплаенс-контроля поэтапно, постепенно повышая уровень зрелости и понимания, нежели сразу обрушить на компанию тысячи требований.

Такой подход гарантирует нашим клиентам реальное улучшения уровня контроля рисков без резких скачков. Кроме того, такой подход является наименее затратным.

Можно ли использовать для работы готовые шаблоны локальных актов?

В интернете «гуляет» много готовых шаблонов локальных нормативных актов для комплаенс. Много компаний на старте использует их, считая, что большинство рисков будут закрыты.

Однако, такой подход, как подтверждается нашими клиентами, гарантирует обратный эффект.

Как правило, внедрение таких документов в компании ограничивается публикацией и формальной подписью ответственных лиц. Но на деле, никто в компании не понимает, зачем такие документы нужны и как они работают.

Это создает ложное чувство защищенности и, в тоже время, создает огромное пространство для махинаций, как внутри компании, так и за ее пределами.

Необходимо отметить, что внедрение в компании формальных документов, расценивается регуляторами, как попытка сознательного уклонения от необходимых комплаенс процедур с умышленной целью избежать ответственности за их нарушение, что само по себе является отягчающими обстоятельствами.

Иными словами, если есть желание защититься от штрафа посредством шаблонов – можно получить срок.

Отвечая на вопрос «можно ли использовать для работы готовые шаблоны локальных актов», наши специалисты готовы рассказать, как с помощью правильных документов можно снизить издержки и добиться дополнительных доходов, что полностью покроет расходы на услуги профессионалов нашей компании.